Total Cost of Repairs (TCR) Verborgene Einsparpotenziale

Fuhrparks befinden sich im rapiden Wandel, womit Flottenmanager und Werkstattleiter unter größerem Druck stehen. Ob im klassischen Dienstwagenfuhrpark, bei Serviceflotten, im Carsharing oder in der Autovermietung – sie müssen eine Vielzahl komplexer Herausforderungen meistern, wie etwa die Fahrzeugverfügbarkeit sicherzustellen und gleichzeitig alle Kosten im Griff zu behalten. Oftmals weniger sichtbar bietet sich oft erhebliches Potential zur Effizienzsteigerung im Reparaturprozess von Fahrzeugen. Dabei bietet die Digitalisierung effektive Möglichkeiten, um Abläufe zu verschlanken, Kosten zu kontrollieren und wertvolle Einblicke in Prozesse zu gewinnen.

Total Cost of Repairs (TCR): Verborgene Einsparpotenziale

Für Flotten, die Prozesse optimieren möchten, sind das Verständnis und Management ihrer Reparatur-Gesamtkosten (TCR) entscheidend. TCR geht weit über die Werkstattrechnung hinaus und umfasst unter anderem alle Kostenkomponenten in Verbindung mit der dazugehörigen Reparatur. Hierzu gehören zusätzlich zu den direkten Werkstattkosten beispielsweise der Nutzungsausfall während der Standzeit, sowie Verwaltungs- und Prozesskosten. Bei Betrachtung des TCR-Diagramms wird ein versteckter Kostenanteil von 34 Prozent sichtbar. All diese potenziellen Einsparungen bleiben oft verborgen.

Schnellere Reparaturprozesse mit Digitalisierung

Lange Zeit betrachteten Flottenmanager und Werkstattleiter den Reparaturprozess als gegeben und schenkten seiner wachsenden Komplexität wenig Beachtung. Mit dem Übergang zu Elektrofahrzeugen (EV) und der ständigen Weiterentwicklung der Fahrzeugtechnologie, sowie Herausforderungen im Management von Werkstattkapazitäten und Lieferengpässen bei Ersatzteilen ist der Reparaturprozess zu einer erheblichen Herausforderung geworden. Moderne Fahrzeuge verfügen zunehmend über komplexe Elektronik, wie Sensoren und Softwaresysteme, die oftmals spezielle Fachkenntnisse und Ausrüstung erfordern. Das traditionelle Modell, sich auf einen kleinen Kreis von Reparaturbetrieben zu verlassen, ist nicht mehr tragfähig, da nicht jede Werkstatt über die gleiche Spezialisierung, genügend Personal oder die richtige Ausrüstung verfügt, um die vielfältigen und spezifischen Anforderungen aller Flotten zu erfüllen. Dieser "One-size-fits-all"-Ansatz kann häufig zu Ineffizienz und verlängerten Reparaturzeiten führen.

Echtzeit-Transparenz und proaktives Management

Ein agiles Werkstattnetz, Transparenz in Echtzeit über den Status jedes Fahrzeugs und ein moderner, nahtloser Reparaturprozess für Fahrer und Fahrerinnen erfordern neue Impulse und Denkweisen - Digitalisierung ist hier der Schüssel.

Datenanalyse und Reporting für strategische Entscheidungen

Lange Fahrzeugstandzeiten wirken sich nicht nur bei Serviceflotten direkt auf den Umsatz und/oder die Kostenstruktur aus, ebenso verursachen sie steigende Kosten für Ersatzmobilität von Dienstwagenfahrern im Firmenfuhrpark. Daher lohnt es sich in jedem Fall, Reparaturprozesse zu beschleunigen und Fahrzeuge schneller wieder auf die Straße zu bringen. So kann ein digitales Schaden- und Reparaturmanagementsystem, verbunden mit Werkstattsteuerung im Marktplatzmodell, Flotten dabei helfen, Abläufe zu optimieren, um Fuhrparks mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz zu bieten.

Optimierung von KPIs: Werkstatt-Performance verbessern

Durch die Nutzung von digitalen Plattformen werden alle Aktivitäten zentralisiert, was zu erheblichem Einsparpotenzial führen kann. Mit digitalem Reparaturmanagement können Fuhrparkmanager viele ihrer administrativen Aufgaben, die zu TCR beitragen, automatisieren, zum Beispiel die Kommunikation mit Fahrern und Reparaturbetrieben, oder die Rechnungsprüfung und -abwicklung. Dies reduziert den Zeit- und Ressourcenaufwand und entlastet Personal, so dass sich Teams auf andere wichtige Aspekte des Fuhrparkmanagements konzentrieren können.

Minimierung der Reparaturkosten, Maximierung der Gesamteffizienz

Zusätzlich bieten digitale Plattformen Daten und Insights, um jede Komponente des TCR genau zu tracken und zu managen. Werkstattaufenthalte können in Echtzeit verfolgt, Kostenvoranschläge digital schnell genehmigt und Reparaturaufträge auf Basis von Verfügbarkeit, Spezialisierung, Entfernung und Performance an die optimale Werkstatt gesteuert werden. Diese Transparenz und Proaktivität ermöglicht vollständige Kontrolle über den gesamten Prozess, wodurch unerwartete Zusatzkosten und Verzögerungen erheblich reduziert werden können.

Ein ganzheitlicher Ansatz zur Verwaltung von TCR stellt nicht nur eine Minimierung von Reparaturkosten sicher, sondern auch eine Maximierung von Gesamteffizienz und Rentabilität im Fuhrpark.

Werkstatt-Performance und Fahrerzufriedenheit verbessern

Ein erheblicher Vorteil von digitalen Plattformen liegt im Bereich Datenanalyse und damit der Identifizierung von Trendentwicklung. Durch verlässliche Daten können Reparaturbetriebe identifiziert werden, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, nicht nur begrenzt auf Reparaturkosten, sondern auch auf Servicequalität und Fahrerzufriedenheit. Auch hier kann schon die Kenntnis der Daten wie Prozesszeiten, Vorlaufzeiten bis zu Werkstatt-Terminen, Reparaturdauer, Schadensarten und -trends zu datenbasierten, fundierten Maßnahmen und somit zu Kosteneinsparungen führen.

Werkstatt-Reporting in Echtzeit

Reporting in Echtzeit bietet Flotten jederzeit klare Einblicke und ermöglicht bei Bedarf schnelle Handlungsmöglichkeiten. Eine proaktive Arbeitsweise verhindert, dass kleinere Probleme sich zu größeren Problemen mit weitreichenden Verzögerungen und potentiellen Mehrkosten entwickeln.

Optimierung von KPIs

Eine detaillierte Analyse aller Abläufe, von Schadenmeldung bis zum Abschluss der Reparatur bringt Transparenz und ermöglicht spezifische und effektive Maßnahmen. Zum Beispiel können solche KPIs die Performance von Werkstattbetrieben messen. Durch Transparenz im Vergleich von Reparaturkosten und -dauer und Fahrerbewertungen kann immer der optimale Anbieter für einen zuverlässigen und hochqualitativen Service ausgewählt werden. So kann jede Reparatur optimal auf Basis unterschiedlicher Kriterien abgewickelt werden.

Präventive Schadensbegrenzung spart Kosten

Eine detaillierte Schadenauswertung führt zu einem tieferen Verständnis der Schadensarten und -Entwicklung, die sich wiederum direkt auf die Schadenquote und Versicherungskosten auswirken. Präventive Maßnahmen können umgesetzt werden, wie Fahrertrainings oder Sensibilisierung. Ebenso verschaffen sie Details zu Reparaturverzögerungen, wie Teilerückstand bei spezifischen Fahrzeugmarken oder Modellen, was einen Einfluss auf die Strategie in der Beschaffung führen kann.

Fazit

Im Fuhrparkmanagement ist die Digitalisierung von Reparaturprozessen nicht nur ein Trend – sie ist eine strategische Maßnahme. Durch die Einführung von digitalen Tools können Flottenbetreiber die Kontrolle und Transparenz über jeden einzelnen Schritt gewinnen, wertvolle Daten nutzen und die Gesamtkosten von Reparaturen effektiver managen.

Ausfallzeiten bedeuten für jede Flotte Auswirkungen auf Ihre Unternehmensergebnisse. Somit sind diejenigen, die heute die Macht digitaler Tools nutzen, besser gerüstet, um die Herausforderungen von morgen zu meistern.

Über die Autorin

Sofie Kremer ist Regional Director DACH bei Fixico und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Automobilbranche im B2C- und B2B-Bereich in Deutschland und in den USA. Sie setzt sich für den Einsatz von digitalen Lösungen für mehr Innovation und nachhaltige Effizienz im Flottenmanagement ein.